Come Aprire un Call Center

Il call center rappresenta una delle attività che in questi ultimi 20 anni ha avuto una crescita maggiore nel settore dei servizi.

Innumerevoli attività di produzione beni e servizi, sia grandi che piccole, nonché vari enti pubblici di diversa tipologia ed anche associazioni varie, si rivolgono a queste strutture per la gestione di un numero crescente di servizi.

Perché si sono sviluppati i call center in questi recenti anni? Qual è il loro mercato?
Le imprese e gli enti pubblici hanno in misura sempre maggiore esternizzato una serie di competenze per ridurre molti dei costi fissi, concentrandosi sul core business della loro attività e questo, ha favorito la nascita dei primi call center che hanno saputo cogliere questa opportunità andando incontro alle necessità di quelle imprese attraverso la ‘pacchettizzazione’ di una serie di servizi.
Il mercato potenziale dei call center è enorme e prima di evidenziare il fenomeno con un elenco schematico, è bene ricordare che il call center ha saputo offrire ‘un modello flessibile’ e spesso contestato ma capace di adattarsi a molteplici situazioni.

Aprire un call center. Quali sono i servizi erogati da un call center?
I servizi erogati da un call center si dividono sostanzialmente in due parti
gestione chiamate in outbound
gestione chiamate in inbound.

All’interno di questi comparti, vediamo ora di elencare alcuni settori di attività :
servizi in outbound
servizi di telemarketing. In questa dicitura, sono comprese quelle chiamate per : vendita diretta di prodotti e servizi; fissare appuntamenti per la forza vendita;
Sondaggi di vario tipo. Dalle ricerche di mercato per imprese a sondaggi di tipo elettorale e sociale per raccogliere informazioni utili.
Solleciti e recupero crediti. Sempre più frequentemente vengono utilizzati i call center per la gestione del contenzioso ed i solleciti per crediti di vario tipo.

servizi inbound
servizi di centralino o risponditori per conto di imprese, enti pubblici, professionisti, ecc..
Capita infatti spesso di incontrare imprese di grandi dimensioni che appaltano completamente la gestione dei propri numeri di assistenza a dei call center che gestiscono una prima selezione delle chiamate.

Come aprire un call center. Che cosa serve per aprire un call center?
Un call center dispone delle seguenti strutture/risorse :
una sede in cui sono ubicati gli uffici amministrativi ed operativi (cioè, dove lavorano gli operatori che effettuano o ricevono le chiamate);
un numero più o meno vasto di persone con competenze di operatore call center ed alcuni con ruolo di quadro e manager;
una serie di computer ed attrezzature per effettuare e ricevere chiamate e svolgere i vari compiti;
un software per la gestione delle chiamate.
Per dettagli è possibile vedere questa guida su come aprire un call center su Tuaimpresa.net.

Come trovare clienti per un call center.
Un call center, come del resto ogni tipo di attività, è alla ricerca continua di clienti e di ‘commesse’ per riuscire a garantire il proprio livello di produttività.
I call center rappresentano una struttura flessibile ma non in modo assoluto e quindo, non possono permettersi di ‘avere tempo morti’ di attività.
Hanno una quota di personale fisso che deve essere impiegato in maniera continuativa e quindi, occorre garantirsi flussi di lavoro costante nel corso dell’anno.

Un call center dispone di lavori (o appalti) continuativi od abbastanza continuativi che gli permettono di garantire alla propria organizzazione un gestione stabile nel tempo ed accanto a questo tipo di lavorazioni, gestiscono anche una serie di servizi per periodi limitati.
Per questa ragione, i call center dispongo di una parte di personale fisso ed un’altra di dipendenti con contratti ‘flessibili’ : a chiamata, con contratti a tempo determinato, con contratti di collaborazione continuativa, ecc..
La capacità del management di un centro chiamate nel riuscire ad ottenere contratti costanti ed anche remunerativi, risulta fondamentale per la redditività del call center e la sua possibilità di andare avanti con l’attività.
Può accadere che i grandi call center per evitare di dover assumere nuovo personale e quindi, avere costi fissi eccessivi, offrano in subappalto una serie di lavorazioni a call center di piccola dimensione.

Questo tipo di acquisizione lavori, rappresenta una costante per alcuni piccoli e medi call center.
Il rischio in questi casi, è dover anticipare i costi di gestione per ottenere in cambio il pagamento delle fatture molti mesi dopo e/o gestire commesse con margini di guadagno molto basse.
Alcuni call center hanno saputo ‘inventarsi’ e ‘proporre’ nuove tipologie di servizi ad imprese di vario tipo riuscendo così ad ottenere nuovi lavori ed anche con margini interessanti.

Aprire un call center all’estero conviene?
Il fenomeno della delocalizzazione produttiva con l’apertura di call center all’estero, è molto diffuso nel settore dei call center.
Sono comparsi molti call center in tutti i paesi del mondo, in particolare, grazie anche allo spostamento in paesi a più basso costo della manodopera : Costa Rica, Tunisia, Moldavia, India, Albania, Egitto, Argentina, ecc., rappresentano solo una piccola parte dei nuovi territori in cui i call center dei paesi occidentali hanno spostato piccole, medie e grandi strutture di questo tipo.
Nel corso degli ultimi anni, l’aumento del costo della manodopera in buona parte dei paesi elencati ha reso sempre meno conveniente l’azione di delocalizzazione.
In ogni caso, è bene effettuare un business plan orientato ai prossimi 5 o 10 anni per capire se c’è realmente la convenienza ad andare all’estero per aprire un’impresa simile.

Prima di avviare un’attività di questo tipo, è bene capire se si è in possesso delle competenze manageriali per gestire un’impresa simile.
Occorre da subito poter partire con un gruppo di clienti reali in grado di aiutare l’impresa nella sua fase di start up.

Troppe volte i margini bassi ed i ritardi nei pagamenti rappresentano le principali criticità di questo settore e questi aspetti, stanno colpendo sia le grandi strutture che le piccole e medie realtà.
La concorrenza al ribasso dei prezzi in un mercato che talvolta appare ‘una giungla’ non aiuta spesso ad evidenziare le migliori professionalità.

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