La scrittura privata per la condivisione di uno studio è un accordo sottoscritto dalle parti per disciplinare l’utilizzo comune di locali e servizi professionali. Serve a chiarire, in modo semplice e documentabile, quali spazi siano condivisi o esclusivi, come vengano ripartite le spese, quali siano gli orari di accesso e le responsabilità di ciascun soggetto. Può essere utile quando più professionisti lavorano nello stesso ambiente senza costituire una società, sia all’avvio della collaborazione sia per regolamentare una situazione già esistente. Il documento dovrebbe indicare anche durata, recesso, obblighi di riservatezza e modalità di gestione di eventuali contestazioni.
Come scrivere scrittura privata condivisione studio
Una scrittura privata per la condivisione di uno studio è un accordo scritto con cui due o più soggetti regolano l’utilizzo comune di un locale professionale e dei relativi servizi. Deve iniziare indicando luogo e data di sottoscrizione, quindi riportare i dati completi delle parti: nome e cognome o denominazione, codice fiscale e partita IVA, indirizzo di residenza o sede, eventuali estremi dell’ordine o albo professionale e, se necessario, i dati del rappresentante legale.
È importante descrivere con precisione l’immobile, specificando indirizzo, piano, numero del locale e, se possibile, i dati catastali. Occorre chiarire il titolo in base al quale viene utilizzato lo studio, indicare gli spazi assegnati a ciascun professionista e distinguere quelli esclusivi da quelli condivisi, come sala d’attesa, segreteria, servizi igienici o sale riunioni. Il documento dovrebbe stabilire durata, decorrenza, eventuale rinnovo, modalità di recesso e periodo di preavviso.
Vanno inoltre disciplinati il contributo mensile o il canone, le scadenze, le modalità di pagamento, le spese comprese ed escluse, la ripartizione di utenze, pulizie, manutenzione e imposte, nonché l’eventuale deposito cauzionale. È utile regolare l’uso di arredi, attrezzature, connessione internet, insegne, chiavi, accessi e trattamento dei dati personali, soprattutto quando vengono condivisi archivi o servizi di segreteria.
Il tono deve essere formale, chiaro e imparziale, evitando espressioni generiche o ambigue. Sono appropriate formule come “le parti convengono e stipulano quanto segue” e “per quanto non previsto si applicano le disposizioni di legge”. Bisogna evitare correzioni non controfirmate, clausole contraddittorie, importi privi di indicazione fiscale e la mancata firma di tutte le parti, apponendola anche in calce alle eventuali modifiche.
Esempio scrittura privata condivisione studio
SCRITTURA PRIVATA DI CONDIVISIONE E UTILIZZO CONGIUNTO DI STUDIO PROFESSIONALE
Tra
il/la Sig./Sig.ra ____, nato/a a ____ il ____, codice fiscale ____, residente in ____, via ____ n. __, CAP __, e-mail ____, PEC ____, telefono ____, in qualità di ____, di seguito denominato/a “Concedente”,
e
il/la Sig./Sig.ra ____, nato/a a ____ il ____, codice fiscale ____, residente in ____, via ____ n. __, CAP __, e-mail ____, PEC ____, telefono ____, esercente l’attività di ____, con sede professionale in ____, partita IVA ____, iscritto/a all’Albo/Ordine/Registro ____ al n. __, di seguito denominato/a “Utilizzatore”,
congiuntamente denominate “Parti”,
si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Premesse
- Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale della presente scrittura privata.
- Il Concedente dichiara di avere la disponibilità giuridica e materiale dei locali adibiti a studio professionale siti in ____, via ____ n. __, CAP __, identificati catastalmente al Comune di ____, foglio __, particella __, subalterno __, categoria __.
- I locali sono composti, indicativamente, da ____ e comprendono gli spazi e i beni descritti nell’Allegato __, sottoscritto dalle Parti.
- Il Concedente dichiara che l’utilizzo condiviso dei locali è consentito sulla base di ____ e, ove necessario, di avere acquisito il consenso del proprietario, del locatore, dell’amministratore condominiale o di altro soggetto avente diritto.
Art. 2 – Oggetto dell’accordo
- Con la presente scrittura il Concedente concede all’Utilizzatore, che accetta, il diritto personale di utilizzare in condivisione con il Concedente e/o con altri soggetti autorizzati i locali descritti all’articolo 1.
- L’utilizzo riguarderà esclusivamente:
__
__
__
- All’Utilizzatore viene assegnato in uso prevalente il seguente spazio:
__
- L’Utilizzatore potrà inoltre utilizzare in via condivisa i seguenti spazi comuni:
__
__
- Restano esclusi dall’utilizzo dell’Utilizzatore i seguenti locali, beni o aree:
__
__
- Il presente accordo non costituisce locazione, sublocazione, comodato, cessione di ramo d’azienda, associazione professionale, società, rapporto di lavoro subordinato, mandato, agenzia o rappresentanza tra le Parti, salvo quanto espressamente previsto dalla legge e dalla presente scrittura.
Art. 3 – Destinazione d’uso e modalità di utilizzo
- I locali dovranno essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento dell’attività professionale di:
__
- L’Utilizzatore si impegna a utilizzare gli spazi nel rispetto della destinazione d’uso dei locali, delle norme di legge, dei regolamenti condominiali, delle disposizioni in materia di sicurezza, igiene, privacy, prevenzione incendi e tutela della salute.
- È vietato utilizzare i locali per attività diverse da quelle indicate al comma 1 senza il preventivo consenso scritto del Concedente.
- È vietato introdurre o custodire nei locali sostanze pericolose, infiammabili, nocive, illegali o comunque incompatibili con la destinazione dei locali.
- È vietato svolgere attività rumorose, moleste, pericolose o idonee a arrecare pregiudizio al Concedente, agli altri utilizzatori, ai clienti, ai vicini o al condominio.
- L’Utilizzatore non potrà apportare modifiche strutturali, impiantistiche o estetiche ai locali senza il preventivo consenso scritto del Concedente.
- Eventuali arredi, strumenti, apparecchiature o materiali introdotti dall’Utilizzatore resteranno di sua proprietà, salvo diverso accordo scritto, e dovranno essere rimossi al termine del rapporto.
Art. 4 – Durata
- Il presente accordo avrà decorrenza dal ____ e scadrà il ____.
- Alla scadenza, il rapporto:
__
__
- Qualora sia previsto il rinnovo automatico, esso avverrà per periodi di ____, salvo disdetta da comunicarsi con un preavviso di ____ mediante ____.
- Ogni modifica relativa alla durata dovrà risultare da atto scritto sottoscritto da entrambe le Parti.
Art. 5 – Giorni e orari di accesso
- L’Utilizzatore potrà accedere ai locali nei seguenti giorni e orari:
__
__
- L’accesso al di fuori degli orari indicati sarà consentito:
__
- Le modalità di accesso saranno le seguenti:
__
- Le chiavi, i badge, i codici o gli altri dispositivi di accesso consegnati all’Utilizzatore sono personali e non potranno essere ceduti, duplicati o messi a disposizione di terzi senza il consenso scritto del Concedente.
- In caso di smarrimento, furto o malfunzionamento dei dispositivi di accesso, l’Utilizzatore dovrà informare immediatamente il Concedente e sostenere i costi eventualmente necessari per la sostituzione o il ripristino, salvo diversa responsabilità.
Art. 6 – Utilizzo da parte di collaboratori, dipendenti e terzi
- L’Utilizzatore potrà consentire l’accesso ai locali ai propri dipendenti, collaboratori, consulenti, clienti o fornitori esclusivamente per esigenze connesse all’attività professionale e sotto la propria responsabilità.
- Le persone autorizzate dall’Utilizzatore dovranno rispettare tutte le previsioni della presente scrittura.
- L’accesso continuativo o non occasionale di terzi dovrà essere preventivamente autorizzato dal Concedente.
- L’Utilizzatore risponderà dei comportamenti, dei danni e delle violazioni commesse dalle persone da lui autorizzate ad accedere ai locali.
- È vietata la concessione a terzi, anche temporanea o gratuita, dell’uso degli spazi assegnati senza il preventivo consenso scritto del Concedente.
Art. 7 – Corrispettivo
- Per l’utilizzo degli spazi e dei servizi indicati nella presente scrittura, l’Utilizzatore corrisponderà al Concedente:
- un importo mensile pari a euro ____ oltre IVA, se dovuta;
- ovvero un importo pari a euro ____ per ogni ____;
- con scadenza il giorno ____ di ogni ____.
- Il pagamento dovrà essere effettuato mediante:
__
sul conto corrente intestato a ____, IBAN ____.
- Il corrispettivo sarà aggiornato secondo le seguenti modalità:
__
- In caso di ritardo nel pagamento, l’Utilizzatore sarà tenuto al pagamento degli interessi moratori nella misura prevista dalla legge, fatto salvo il risarcimento dell’eventuale maggior danno.
- Il mancato o ritardato pagamento di n. __ rate/corrispettivi costituirà grave inadempimento e potrà comportare la risoluzione del presente accordo, ai sensi dell’articolo 1456 del Codice Civile, mediante comunicazione scritta del Concedente.
Art. 8 – Spese, utenze e servizi comuni
- Le spese relative ai locali e ai servizi comuni saranno ripartite come segue:
__
__
- Sono comprese nel corrispettivo le seguenti utenze e servizi:
__
__
- Restano a carico dell’Utilizzatore le seguenti spese:
__
__
- Le spese per energia elettrica, acqua, riscaldamento, climatizzazione, connessione internet, telefono, pulizia, manutenzione, consumabili, tassa rifiuti e altri servizi saranno ripartite secondo il seguente criterio:
__
- Il pagamento delle spese dovrà essere effettuato entro __ giorni dalla richiesta o dalla presentazione della relativa documentazione.
- Eventuali costi straordinari derivanti da un utilizzo eccedente quello ordinario o imputabile all’Utilizzatore saranno posti a suo carico.
Art. 9 – Deposito cauzionale
- Alla sottoscrizione della presente scrittura, l’Utilizzatore verserà al Concedente, a titolo di deposito cauzionale, la somma di euro ____.
- Il deposito cauzionale non potrà essere imputato in conto canoni, corrispettivi o spese durante il rapporto, salvo diverso accordo scritto.
- Il deposito sarà restituito entro __ giorni dalla cessazione del rapporto, previa verifica dello stato dei locali, dei beni e dell’assenza di somme dovute.
- Il Concedente potrà trattenere, in tutto o in parte, il deposito cauzionale per compensare:
__
__
- Qualora il deposito cauzionale risulti insufficiente, l’Utilizzatore dovrà corrispondere la differenza entro __ giorni dalla richiesta.
Art. 10 – Arredi, attrezzature e materiali
- Gli arredi e le attrezzature messi a disposizione dell’Utilizzatore sono elencati nell’Allegato __.
- L’Utilizzatore dichiara di aver verificato lo stato dei beni e dei locali e di averli trovati:
__
- L’Utilizzatore dovrà utilizzare gli arredi e le attrezzature con diligenza e secondo la loro destinazione.
- Eventuali guasti, anomalie o danneggiamenti dovranno essere comunicati senza ritardo al Concedente.
- I danni derivanti da uso improprio, negligenza, imprudenza, imperizia o fatto imputabile all’Utilizzatore o ai soggetti da lui autorizzati saranno riparati a sue spese.
Art. 11 – Pulizia, ordine e manutenzione
- Le Parti concordano che le attività di pulizia ordinaria saranno svolte secondo le seguenti modalità:
__
- La manutenzione ordinaria sarà a carico di:
__
- La manutenzione straordinaria sarà a carico di:
__
- L’Utilizzatore dovrà mantenere il proprio spazio e gli spazi comuni in condizioni ordinate, decorose e idonee all’uso professionale.
- Al termine di ogni giornata o periodo di utilizzo, l’Utilizzatore dovrà:
__
Art. 12 – Riservatezza e segreto professionale
- Le Parti si impegnano a mantenere riservate tutte le informazioni, i documenti, i dati, le comunicazioni e le notizie di cui vengano a conoscenza in occasione della condivisione dei locali.
- L’Utilizzatore dovrà adottare ogni misura necessaria per impedire che terzi possano accedere a documenti, dispositivi, archivi, fascicoli o informazioni appartenenti al Concedente o ad altri utilizzatori.
- Le Parti dovranno rispettare gli obblighi di segreto professionale eventualmente applicabili alle rispettive attività.
- La documentazione riservata dovrà essere custodita esclusivamente nei seguenti spazi o modalità:
__
- Gli obblighi di riservatezza resteranno efficaci anche dopo la cessazione del presente accordo, senza limiti di tempo o per il periodo di ____.
Art. 13 – Protezione dei dati personali
- Le Parti dichiarano di impegnarsi a trattare i dati personali nel rispetto del Regolamento UE 2016/679, del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato, e della normativa applicabile.
- Ciascuna Parte opererà quale autonomo titolare del trattamento dei dati personali trattati nell’ambito della propria attività, salvo diverso accordo scritto.
- Le Parti si impegnano a non accedere, utilizzare, copiare o divulgare dati personali, documenti o informazioni riconducibili all’attività dell’altra Parte, salvo quanto necessario per l’esecuzione della presente scrittura o previsto dalla legge.
- Eventuali ulteriori accordi in materia di trattamento dei dati personali saranno disciplinati mediante:
__
Art. 14 – Responsabilità
- L’Utilizzatore sarà responsabile dei danni causati ai locali, agli impianti, agli arredi, alle attrezzature, agli spazi comuni, al Concedente o a terzi per fatto proprio o dei soggetti da lui autorizzati.
- Il Concedente non sarà responsabile per furti, smarrimenti, danneggiamenti o sottrazioni di beni dell’Utilizzatore presenti nei locali, salvo il caso di dolo o colpa grave a lui imputabile.
- L’Utilizzatore dichiara di essere in possesso delle autorizzazioni, abilitazioni, iscrizioni, licenze e coperture assicurative necessarie per lo svolgimento della propria attività.
- L’Utilizzatore si impegna a stipulare e mantenere per tutta la durata del rapporto una polizza assicurativa per la responsabilità civile professionale e/o verso terzi con massimale non inferiore a euro ____.
- Gli estremi della copertura assicurativa sono i seguenti:
Compagnia: ____
Polizza n.: ____
Decorrenza: ____
Scadenza: ____
Massimale: euro ____
Art. 15 – Sicurezza e adempimenti amministrativi
- L’Utilizzatore dichiara di conoscere e rispettare la normativa applicabile alla propria attività e all’uso dei locali.
- Ogni autorizzazione amministrativa, sanitaria, professionale, fiscale o di altra natura necessaria per l’attività dell’Utilizzatore sarà acquisita e mantenuta a cura e spese dello stesso.
- L’Utilizzatore dovrà informare tempestivamente il Concedente di qualsiasi circostanza che possa incidere sulla sicurezza dei locali o delle persone.
- È vietato manomettere impianti, dispositivi antincendio, sistemi di sicurezza, serrature, allarmi o altre dotazioni presenti nei locali.
Art. 16 – Insegne, comunicazione e domiciliazione
- L’Utilizzatore potrà apporre targhe, insegne, comunicazioni o indicazioni professionali esclusivamente previa autorizzazione scritta del Concedente e nel rispetto delle disposizioni applicabili.
- Le modalità autorizzate sono le seguenti:
__
- L’Utilizzatore potrà indicare l’indirizzo dei locali quale sede professionale, sede operativa, recapito o domicilio esclusivamente nei limiti e alle condizioni seguenti:
__
- Il presente accordo:
__
non costituisce autorizzazione automatica all’elezione di domicilio, alla fissazione della sede legale o all’iscrizione dell’indirizzo presso registri, albi o pubbliche amministrazioni.
Art. 17 – Divieti
È fatto divieto all’Utilizzatore di:
a) concedere a terzi, in tutto o in parte, l’uso dei locali senza autorizzazione scritta;
b) modificare la destinazione dei locali;
c) eseguire opere o interventi senza autorizzazione;
d) utilizzare i locali per attività illecite o contrarie alla legge;
e) arrecare disturbo agli altri utilizzatori o ai terzi;
f) detenere materiali pericolosi o non autorizzati;
g) duplicare o cedere chiavi, badge o codici di accesso;
h) utilizzare apparecchiature o impianti in modo non conforme alle istruzioni;
i) occupare stabilmente spazi comuni con beni o materiali personali;
j) svolgere attività diverse da quelle indicate nella presente scrittura senza consenso scritto.
Art. 18 – Recesso
- Ciascuna Parte potrà recedere dal presente accordo con un preavviso scritto di __ giorni/mesi, da comunicarsi mediante ____.
- Il recesso non esonera l’Utilizzatore dal pagamento dei corrispettivi e delle spese maturati fino alla data di effettiva cessazione del rapporto.
- In caso di recesso anticipato dell’Utilizzatore, sarà dovuto:
__
- Il Concedente potrà recedere anticipatamente per i seguenti motivi:
__
Art. 19 – Risoluzione
- Il presente accordo potrà essere risolto di diritto, ai sensi dell’articolo 1456 del Codice Civile, mediante comunicazione scritta della Parte non inadempiente, in caso di:
a) mancato pagamento dei corrispettivi o delle spese per n. __ scadenze;
b) utilizzo dei locali per finalità diverse da quelle concordate;
c) concessione non autorizzata dell’uso dei locali a terzi;
d) grave violazione degli obblighi di riservatezza o protezione dei dati;
e) danneggiamento grave dei locali, degli impianti o dei beni;
f) svolgimento di attività illecite, pericolose o incompatibili con la destinazione dei locali;
g) perdita delle autorizzazioni necessarie allo svolgimento dell’attività;
h) violazione degli obblighi previsti dagli articoli ____.
- Resta salvo il diritto al risarcimento dei danni subiti.
Art. 20 – Restituzione degli spazi
- Alla cessazione del rapporto, per qualsiasi causa, l’Utilizzatore dovrà restituire gli spazi assegnati e i beni ricevuti:
a) liberi da persone e cose;
b) in buono stato di conservazione, salvo il normale deperimento d’uso;
c) puliti e ordinati;
d) completi di chiavi, badge, codici e altri dispositivi di accesso;
e) privi di documenti, materiali o rifiuti.
- La restituzione dovrà avvenire entro il giorno ____.
- In caso di ritardata restituzione, l’Utilizzatore dovrà corrispondere un’indennità pari a euro ____ per ogni giorno di ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.
Art. 21 – Comunicazioni
- Tutte le comunicazioni relative alla presente scrittura dovranno essere effettuate ai seguenti recapiti:
Per il Concedente:
indirizzo: ____
e-mail: ____
PEC: ____
Per l’Utilizzatore:
indirizzo: ____
e-mail: ____
PEC: ____
- Ogni variazione dei recapiti dovrà essere comunicata per iscritto entro __ giorni.
- Le comunicazioni si considereranno ricevute secondo le modalità previste dalla normativa applicabile e, per le comunicazioni effettuate mediante posta elettronica certificata, alla data risultante dalle ricevute di accettazione e consegna.
Art. 22 – Modifiche e integrazioni
- Qualsiasi modifica, integrazione o deroga alla presente scrittura dovrà risultare da documento scritto e sottoscritto da entrambe le Parti.
- Gli allegati costituiscono parte integrante della presente scrittura:
- Allegato __: planimetria e individuazione degli spazi;
- Allegato __: inventario degli arredi e delle attrezzature;
- Allegato __: ripartizione delle spese;
- Allegato __: regolamento interno;
- Allegato __: informativa privacy;
- Allegato __: altro ____.
Art. 23 – Registrazione, imposte e spese
- Le Parti concorderanno la registrazione della presente scrittura:
__
- Le imposte, tasse, bolli, spese di registrazione e ogni altro onere relativo alla presente scrittura saranno sostenuti come segue:
__
- Gli eventuali costi di autenticazione delle firme saranno sostenuti da:
__
Art. 24 – Legge applicabile e foro competente
- La presente scrittura è disciplinata dalla legge italiana.
- Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione, validità o cessazione della presente scrittura sarà competente in via esclusiva il Foro di ____, salvo diversa competenza inderogabile prevista dalla legge.
Art. 25 – Disposizioni finali
- L’eventuale nullità o inefficacia di una o più clausole non comporterà la nullità o inefficacia delle restanti disposizioni, che rimarranno valide ed efficaci.
- Le Parti dichiarano di aver letto attentamente la presente scrittura, di averne compreso il contenuto e di accettarne integralmente le condizioni.
- Per quanto non espressamente previsto si applicano le disposizioni del Codice Civile e della normativa vigente.
Luogo ____, data ____
Il Concedente
Firma ____
Il/La Sig./Sig.ra ____
L’Utilizzatore
Firma ____
Il/La Sig./Sig.ra ____
Approvazione specifica
Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, le Parti dichiarano di approvare specificamente le seguenti clausole:
Art. 2 – Oggetto dell’accordo;
Art. 3 – Destinazione d’uso e modalità di utilizzo;
Art. 4 – Durata;
Art. 5 – Giorni e orari di accesso;
Art. 6 – Utilizzo da parte di collaboratori, dipendenti e terzi;
Art. 7 – Corrispettivo;
Art. 8 – Spese, utenze e servizi comuni;
Art. 9 – Deposito cauzionale;
Art. 12 – Riservatezza e segreto professionale;
Art. 13 – Protezione dei dati personali;
Art. 14 – Responsabilità;
Art. 16 – Insegne, comunicazione e domiciliazione;
Art. 17 – Divieti;
Art. 18 – Recesso;
Art. 19 – Risoluzione;
Art. 20 – Restituzione degli spazi;
Art. 24 – Legge applicabile e foro competente.
Luogo ____, data ____
Il Concedente
Firma ____
Il/La Sig./Sig.ra ____
L’Utilizzatore
Firma ____
Il/La Sig./Sig.ra ____