Una scrittura privata per l’uso di immagini è un accordo scritto tra chi detiene i diritti sulle fotografie o sui video e chi intende usarli, nel quale si definiscono autorizzazioni, ambito d’uso, durata, territorio, eventuali restrizioni, compensi e responsabilità. Serve a dare una liberatoria chiara e documentata, a tutelare sia l’autore sia il soggetto ritratto, a prevenire controversie sull’utilizzo e sulla cessione dei diritti e a costituire prova scritta delle condizioni concordate; per maggiore efficacia pratica è utile indicare modalità di firma e data certa o firma digitale.
Come scrivere la scrittura privata uso immagini
Per redigere una scrittura privata destinata a disciplinare l’uso di immagini occorre inserire in modo chiaro e completo tutti gli elementi che definiscono chi concede cosa, a chi, con quali limiti e con quali tutele, in modo che i diritti e gli obblighi delle parti risultino incontestabili e operativi. È fondamentale iniziare con l’identificazione precisa delle parti contraenti: nome e cognome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo completo e recapiti, nonché indicazione della capacità in cui si firma (proprietario dell’opera, autore, fotografo, licenziatario, agente). Accanto ai dati anagrafici deve comparire la data e il luogo di sottoscrizione, perché questi elementi hanno rilievo probatorio, e la specifica indicazione di eventuali rappresentanti legali o delegati con poteri limitati rispetto alla gestione delle immagini.
La scrittura deve descrivere con precisione le immagini oggetto dell’accordo: titolo o riferimento identificativo, data e luogo di realizzazione, soggetti raffigurati, numero di scatti o file, e ogni elemento tecnico utile (formato digitale, risoluzione, metadati). Se le immagini sono elencate in un inventario, tale inventario va allegato e richiamato nel corpo del documento come allegato vincolante, specificando che le descrizioni e i codici presenti nell’allegato fanno parte integrante della scrittura privata. È opportuno anche indicare lo stato dei file consegnati (es. originali RAW, file modificati, versioni ottimizzate) e le modalità di consegna (link sicuro, supporto fisico, data di consegna).
Vanno chiaramente disciplinati i diritti ceduti o concessi in licenza: occorre stabilire se si tratta di una cessione di proprietà intellettuale o di una licenza d’uso, se la licenza è esclusiva o non esclusiva, il campo di utilizzazione (es. stampa, web, social media, campagne pubblicitarie, materiale promozionale, editoria), la durata temporale, l’ambito territoriale e l’eventuale possibilità di sublicenza o di cessione a terzi. Bisogna specificare se la licenza comprende il diritto di riprodurre, pubblicare, modificare, adattare, incorporare in opere derivate o utilizzare le immagini per sistemi di intelligenza artificiale e training di modelli, e se esistono modalità o limitazioni sulle modifiche (es. divieto di alterazioni che mutino il soggetto o ne alterino la dignità).
È indispensabile regolare le questioni dei diritti morali e dei diritti connessi: chiarire se l’autore conserva il diritto alla paternità dell’opera (attribuzione) e se rinuncia o limita il potere di opposizione a determinate modifiche. Per le persone ritratte occorre allegare o richiamare le liberatorie (model release): consenso informato delle persone riconoscibili, indicazione se si tratta di minorenni e, in tal caso, consenso dei genitori o tutori con relativi documenti di identità, nonché ogni limitazione all’uso per tutela della privacy e dell’immagine. Se nelle immagini compaiono marchi o luoghi privati, va dichiarato se esistono autorizzazioni del titolare del marchio o del proprietario dei luoghi, per evitare violazioni di diritti altrui.
La scrittura privata deve prevedere corrispettivi e modalità di pagamento: l’ammontare dovuto, se si tratta di pagamento una tantum o di compensi ricorrenti (royalties), la base di calcolo di eventuali royalty, termini e modalità di fatturazione, responsabilità per tasse e oneri, eventuali rimborsi spese, scadenze, interessi di mora e condizioni per il riconoscimento di bonus o premi collegati all’utilizzo. È utile definire anche le modalità di controllo e rendicontazione dell’uso delle immagini quando il compenso dipende dal numero di utilizzi o dal fatturato generato, specificando obblighi di trasparenza e accesso ai dati da parte del cedente.
Occorrono garanzie, dichiarazioni e pattuizioni in tema di responsabilità: il cedente deve dichiarare di essere titolare dei diritti che cede o di avere tutte le autorizzazioni necessarie, che le immagini non violano diritti di terzi e che non sono gravate da diritti preesistenti; il licenziatario, a sua volta, dovrà dichiarare l’uso che intende farne e rispettare i vincoli contrattuali. Devono essere previste clausole di indennizzo per il caso di rivendicazioni di terzi, limiti di responsabilità e massimali, nonché la disciplina delle spese legali in caso di contenzioso. È opportuno inserire regole chiare per il caso di violazione contrattuale, con previsione di risoluzione, indennità forfettarie o penali e modalità di ripristino dello status quo.
Le condizioni operative e tecniche meritano dettagli: standard qualitativi richiesti, controllo e accettazione delle immagini, tempi di consegna, obblighi di backup e conservazione, gestione dei file master e delle copie, responsabilità per perdita o danneggiamento, e istruzioni per l’uso corretto dei metadati (se conservarli, modificare o rimuovere l’EXIF). Va anche disciplinata la conservazione dei diritti dopo la cessazione del contratto: se esistono diritti residui, uso permesso in corso, obbligo di distruzione o restituzione dei file, e la gestione delle copie già diffuse su terze piattaforme.
Non si devono trascurare gli aspetti relativi alla riservatezza e al trattamento dei dati personali: inserire clausole che rispettino il GDPR e le normative locali sulla privacy, con indicazione del titolare del trattamento, delle finalità, delle basi giuridiche del trattamento, dei tempi di conservazione e dei diritti degli interessati; specificare le misure di sicurezza da adottare e le conseguenze di eventuali data breach. Se l’accordo prevede attività promozionali congiunte o comunicati stampa, stabilire la preventiva approvazione dei contenuti e la gestione delle comunicazioni pubbliche.
È consigliabile inserire clausole sulle modifiche contrattuali e sull’assegnazione dei diritti: procedure per l’emendamento della scrittura privata, divieto o condizioni per la cessione dei diritti e dei doveri a terzi, nonché norme sul caso fortuito e la forza maggiore. Vanno indicate la legge applicabile e il foro competente, o l’eventuale ricorso a mediazione o arbitrato per risoluzione delle controversie. Infine, la scrittura deve concludersi con le firme delle parti, datate e accompagnate da eventuale documento d’identità, e con il richiamo agli allegati (inventario immagini, liberatorie soggetti, autorizzazioni di terzi, specifiche tecniche), che devono essere fisicamente o digitalmente firmati se si intendono integranti.
Queste indicazioni sono di carattere generale: per casi particolari, utilizzi complessi (campagne internazionali, sfruttamento commerciale esteso, training di IA) o per esigenze di tutela avanzata è opportuno rivolgersi a un avvocato specializzato in diritto d’autore e privacy per redigere clausole su misura e conformi alla normativa vigente nel paese rilevante.
Esempio scrittura privata uso immagini
SCRITTURA PRIVATA PER UTILIZZO DI IMMAGINI
Tra le parti:
1) Il/La Sig./Sig.ra ___________________ nato/a il ___________________ a ___________________ (Prov. __________), codice fiscale ___________________, residente in ___________________, via/piazza ___________________, n. ______ (di seguito “Concedente”);
e
2) La Società/Il Sig./La Sig.ra ___________________ con sede legale in ___________________, via/piazza ___________________, n. ______, C.F./P.IVA ___________________, rappresentata da ___________________ nella sua qualità di ___________________ (di seguito “Utilizzatore”).
Premesso che
– il Concedente è titolare dei diritti sulle immagini indicate nell’Allegato A (di seguito “Immagini”);
– l’Utilizzatore intende utilizzare le Immagini per le finalità e nei modi di seguito specificati;
Si conviene e stipula quanto segue:
1. Oggetto
Il Concedente concede all’Utilizzatore, che accetta, la licenza per l’utilizzo delle Immagini descritte in Allegato A, secondo i termini e le condizioni di questa scrittura privata.
2. Finalità e modalità d’uso
Le Immagini potranno essere utilizzate dall’Utilizzatore per i seguenti scopi: ___________________.
I formati e i supporti ammessi sono: ___________________ (ad es. stampa, web, social network, TV, materiale promozionale, esposizioni, ecc.).
Eventuali restrizioni d’uso: ___________________.
3. Tipologia della licenza
La licenza è: esclusiva / non esclusiva (barrare la scelta) ___________________.
La licenza è concessa per il seguente territorio: ___________________.
La durata della licenza è pari a: ___________________ con decorrenza dal: ___________________.
Eventuale possibilità di rinnovo: ___________________.
4. Corrispettivo
A fronte della concessione dei diritti di cui alla presente, l’Utilizzatore corrisponderà al Concedente l’importo lordo di Euro ___________________, da pagarsi secondo le seguenti modalità: ___________________ (ad es. bonifico entro X giorni, acconto, ecc.).
Le spese e gli eventuali oneri fiscali sono a carico: ___________________.
5. Diritti morali e indicazione dell’autore
Il Concedente dichiara di mantenere i diritti morali sull’opera e richiede, ove applicabile, la seguente indicazione di paternità: ___________________.
L’Utilizzatore si impegna a non attribuire le Immagini a terzi in modo tale da ledere la reputazione del Concedente.
6. Modifiche, adattamenti e derivate
L’Utilizzatore potrà effettuare modifiche, ritocchi, adattamenti e opere derivate basate sulle Immagini: sì / no ___________________.
Qualora l’approvazione del Concedente per le modifiche sia richiesta: sì / no ___________________. In caso affermativo, le modalità di approvazione sono: ___________________.
7. Sublicenza e cessione
La concessione del diritto di sublicenza è: consentita / non consentita ___________________.
La cessione totale o parziale dei diritti a terzi è subordinata al consenso scritto del Concedente: sì / no ___________________.
8. Garanzie e responsabilità
Il Concedente garantisce di essere legittimo titolare dei diritti sulle Immagini o di averne ottenuto il titolo da terzi e che le Immagini non violano diritti di terzi.
Il Concedente si impegna a manlevare e tenere indenne l’Utilizzatore da qualsiasi pretesa, richiesta o azione legale derivante da violazioni di diritti.
9. Riservatezza e trattamento dei dati personali
Le parti si obbligano a mantenere riservate le informazioni confidenziali ricevute nell’ambito del presente contratto.
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale applicabile. Titolare del trattamento è: ___________________.
10. Restituzione e cancellazione
Alla scadenza o risoluzione della licenza, l’Utilizzatore si impegna a cessare ogni uso delle Immagini e, su richiesta del Concedente, a restituire o cancellare tutte le copie delle Immagini dai propri archivi e dai supporti in suo possesso entro il termine di giorni ___________________.
11. Risoluzione anticipata
Il presente contratto potrà essere risolto anticipatamente per le seguenti ragioni: ___________________. Le conseguenze della risoluzione anticipata sono: ___________________.
12. Spese contrattuali
Le spese, tasse e imposte relative al presente contratto sono a carico: ___________________.
13. Legge applicabile e foro competente
Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione e validità del presente contratto le parti eleggono quale foro competente: ___________________.
14. Allegati
Sono parte integrante della presente scrittura privata i seguenti allegati:
Allegato A – Elenco e descrizione delle Immagini (formati, titoli, numerazione, metadata): ___________________.
Allegato B – Piano d’uso / Brief creativo (se applicabile): ___________________.
15. Disposizioni finali
Qualsiasi modifica al presente contratto dovrà essere fatta per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ___________________
Per il Concedente
Nome e cognome: ___________________
Firma: ___________________
Per l’Utilizzatore
Nome e cognome / Ragione sociale: ___________________
Firma: ___________________
Allegato A – Elenco Immagini
1) Titolo/ID immagine: ___________________ – Descrizione: ___________________ – Formato/risoluzione: ___________________ – File: ___________________
2) Titolo/ID immagine: ___________________ – Descrizione: ___________________ – Formato/risoluzione: ___________________ – File: ___________________
3) Titolo/ID immagine: ___________________ – Descrizione: ___________________ – Formato/risoluzione: ___________________ – File: ___________________
(ulteriori voci da compilare)