La scrittura privata è un documento scritto e sottoscritto dalle parti che attesta un accordo tra loro; nel caso di una scrittura privata per l’utilizzo della cassetta postale serve a formalizzare chi è autorizzato a ricevere o ritirare la posta, a definire modalità, limiti e responsabilità (ad esempio chi controlla la cassetta, per quanto tempo e con quale titolo), e può essere utilizzata come prova in caso di contestazioni tra le parti. Perché abbia efficacia pratica nei confronti di enti terzi, come l’ufficio postale, è opportuno che contenga dati identificativi delle persone coinvolte, la firma e la data; in molte situazioni per il ritiro della corrispondenza è comunque richiesta una delega specifica accompagnata da un documento d’identità o una autenticazione della firma.
Come scrivere la scrittura privata utilizzo cassetta postale
La scrittura privata che disciplina l’utilizzo di una cassetta postale deve identificare in modo inequivocabile le parti contraenti indicando per ciascuna nome e cognome (o ragione sociale), luogo e data di nascita per le persone fisiche, codice fiscale o partita IVA, indirizzo di residenza o sede legale, recapiti telefonici e indirizzo email; se uno dei soggetti agisce in qualità di rappresentante legale o tramite delega, occorre riportare la qualifica, l’atto di nomina o la procura e allegare copia del documento d’identità del delegante. Il documento deve poi descrivere con precisione l’oggetto dell’accordo: l’ubicazione esatta della cassetta postale (indirizzo completo, interno/esterno, piano, scala o numero di vano), l’eventuale numero identificativo della cassetta, lo stato di fatto al momento della consegna (meglio se corredato da una relazione di consegna con foto o inventario allegato) e la finalità d’uso consentita, cioè se la cassetta è destinata esclusivamente a ricevere corrispondenza ordinaria, raccomandate, pacchi di dimensioni limitate o anche ad altri tipi di invii. Devono essere chiarite la durata dell’accordo con data di inizio e termine, le modalità di rinnovo o di risoluzione anticipata e i termini di preavviso per la disdetta; è opportuno stabilire anche cosa accade in caso di morte, trasferimento di proprietà o cambio di locatore e se e come il diritto d’uso può essere trasferito a terzi.
La scrittura deve precisare i diritti e gli obblighi delle parti: chi può ritirare la corrispondenza (titolare, delegati, soggetti muniti di procura), la disciplina delle chiavi (numero di chiavi consegnate, divieto di duplicazione, procedura e oneri per la sostituzione in caso di smarrimento), l’eventuale obbligo di comunicare periodicamente lo stato della cassetta e di mantenerla in buono stato, nonché le limitazioni d’uso (per esempio divieto di deposito di sostanze pericolose, merci deperibili o rifiuti). Va regolata la responsabilità per smarrimenti, danni o furti della corrispondenza indicando limiti di responsabilità, obblighi di custodia diligente e, se concordato, l’obbligo di coperture assicurative; deve essere previsto come verranno gestite la posta non ritirata o i materiali respinti dal destinatario, incluse eventuali spese di custodia o smaltimento a carico dell’utilizzatore e i termini entro i quali il proprietario può considerare la posta abbandonata. Se sono previste attività accessorie come il servizio di inoltro, la scansione della corrispondenza o la raccolta da parte di corrieri, vanno specificate le modalità, i costi e i limiti di responsabilità relativi a tali servizi.
È indispensabile inserire clausole relative al trattamento dei dati personali, con l’indicazione del titolare del trattamento, delle finalità (gestione della corrispondenza, comunicazioni con corrieri, adempimenti fiscali) e dei diritti dell’interessato ai sensi del GDPR, nonché eventuali autorizzazioni specifiche per il ricevimento di raccomandate e comunicazioni legali. Devono essere indicati gli importi dovuti per l’uso della cassetta, le modalità di pagamento, la periodicità degli oneri e le conseguenze dell’inadempimento (penali, interessi, sospensione del servizio). Per la gestione delle controversie è opportuno inserire la legge applicabile e il foro competente o prevedere modalità alternative di risoluzione (mediazione o arbitrato) e stabilire che ogni modifica alla scrittura privata sia valida solo se redatta per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti. Infine la scrittura deve recare luogo e data di sottoscrizione e le firme autografe di tutte le parti; per maggiore certezza probatoria si possono allegare copie dei documenti d’identità dei firmatari, eventuali documenti di delega, l’inventario dello stato iniziale della cassetta e, se ritenuto necessario dalle parti, la firma di testimoni o la registrazione dell’atto presso un ufficio competente.
Esempio scrittura privata utilizzo cassetta postale
SCRITTURA PRIVATA PER UTILIZZO CASSETTA POSTALE
L’anno __________, il giorno _________________, innanzi a me/ Noi sottoscritti:
Tra
Il/La Sig./Sig.ra _________________, nato/a a _________________ il _________________, codice fiscale _________________, domiciliato/a in _________________, di seguito denominato/a “Utente”;
e
Il/La Sig./Sig.ra _________________, nato/a a _________________ il _________________, codice fiscale _________________, domiciliato/a in _________________, di seguito denominato/a “Proprietario” (o “Assegnante”);
premesso che
– il Proprietario è titolare della cassetta postale ubicata in _________________, contrassegnata con numero _________________ (di seguito “Cassetta”);
– l’Utente richiede l’utilizzo della suddetta Cassetta per la ricezione della propria corrispondenza;
si conviene e stipula quanto segue:
1. Oggetto
Il Proprietario concede in uso all’Utente la Cassetta per la ricezione della corrispondenza personale e professionale dell’Utente, secondo i termini e le condizioni del presente atto.
2. Durata
La presente concessione ha durata a decorrere dal _________________ fino al _________________, salvo rinnovo o risoluzione anticipata secondo le clausole del presente contratto.
3. Corrispettivo e deposito
L’Utente si impegna a corrispondere al Proprietario, a titolo di canone, la somma di _________________ euro mensili/annuali (barrare la voce corretta) e a versare un deposito cauzionale di _________________ euro, restituibile al termine dell’uso previa verifica dello stato della Cassetta.
4. Consegna chiavi e accesso
Il Proprietario consegna all’Utente n. _________________ chiavi/chiave elettronica/telecomando della Cassetta. L’Utente si impegna a non duplicare le chiavi né a cederle a terzi senza autorizzazione scritta del Proprietario. In caso di smarrimento o furto, l’Utente dovrà darne immediata comunicazione e sostenere i costi di sostituzione o ripristino.
5. Uso consentito e divieti
L’Utente userà la Cassetta esclusivamente per ricevere corrispondenza regolare e simili. È espressamente vietato depositare materiali pericolosi, infiammabili, esplosivi, sostanze illegali, merci di valore non dichiarate o alcunché che possa arrecare danno o molestia. L’Utente si assume ogni responsabilità per i contenuti della corrispondenza ricevuta.
6. Manutenzione e danni
Il Proprietario è responsabile della manutenzione strutturale della Cassetta. L’Utente risponderà per danni causati da uso improprio o negligente e si impegna a restituire la Cassetta nello stato in cui l’ha ricevuta, salvo il normale deterioramento d’uso. Eventuali riparazioni dovute a negligenza dell’Utente saranno a carico di quest’ultimo.
7. Responsabilità e limitazioni
Il Proprietario non sarà responsabile per ritardi, smarrimenti o danni alla corrispondenza imputabili a terzi, a forza maggiore o ad eventi imprevedibili. L’Utente solleva il Proprietario da ogni responsabilità derivante dall’uso improprio della Cassetta o dalla ricezione di materiale illecito.
8. Comunicazioni
Ogni comunicazione tra le parti dovrà essere effettuata per iscritto all’indirizzo dell’altra parte indicato in testa al presente atto o a altro indirizzo comunicato per iscritto successivamente.
9. Recesso e risoluzione
Ciascuna parte può recedere dal presente contratto con preavviso scritto di _________________ giorni. In caso di grave inadempimento di una delle parti, l’altra parte potrà risolvere il contratto con effetto immediato, mediante comunicazione scritta.
10. Restituzione e riconsegna
Alla scadenza o alla cessazione del rapporto, l’Utente dovrà restituire la Cassetta libera da corrispondenza e riconsegnare le chiavi al Proprietario. Eventuali somme a titolo di deposito saranno restituite previa verifica dello stato della Cassetta e deduzione delle eventuali somme dovute per danni o oneri non saldati.
11. Trattamento dei dati personali
Le parti si obbligano a trattare i dati personali eventualmente acquisiti nell’ambito del presente rapporto in conformità alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
12. Clausola risolutiva espressa
Le parti convengono che il mancato pagamento del corrispettivo o la violazione delle clausole sensibili (artt. 4, 5, 6) autorizza l’altra parte alla risoluzione automatica del contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c., previa comunicazione scritta.
13. Spese e imposte
Eventuali spese per la registrazione del presente atto, ove necessarie, saranno a carico di _________________.
14. Legge applicabile e foro competente
Il presente contratto è disciplinato dalla legge italiana. Per ogni controversia derivante dall’interpretazione o esecuzione del presente atto sarà competente il Foro di _________________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo _________________, data _________________
Il Proprietario
Nome e cognome: _________________
Firma: _________________
L’Utente
Nome e cognome: _________________
Firma: _________________
Testimoni (facoltativi)
1) Nome e cognome: _________________ – Firma: _________________
2) Nome e cognome: _________________ – Firma: _________________