La “scrittura privata” per l’utilizzo di un software è un contratto scritto e sottoscritto dalle parti che definisce in modo chiaro e vincolante i termini d’uso, i diritti di licenza, le limitazioni, gli obblighi di manutenzione e assistenza, la protezione della proprietà intellettuale e dei dati, nonché le responsabilità e le modalità di risoluzione delle controversie. Serve a mettere per iscritto accordi che altrimenti resterebbero verbali, offrendo certezza giuridica sulle condizioni di installazione, utilizzo, aggiornamento e pagamento, e rendendo più agevole far valere i propri diritti in caso di inadempimento; per avere efficacia completa è comunque opportuno prevedere clausole precise e, se necessario, una revisione legale.
Come scrivere la scrittura privata utilizzo software
Per una scrittura privata che disciplini l’utilizzo di un software è fondamentale inserire innanzitutto l’identificazione completa delle parti: ragione sociale o nome e cognome, forma giuridica, sede legale, indirizzo per le comunicazioni, codice fiscale e/o partita IVA, eventuale numero REA e camera di commercio, nome e poteri della persona che sottoscrive in rappresentanza dell’ente; se possibile indicare anche PEC, email ordinaria e numero di telefono per le comunicazioni ufficiali. Deve essere descritta in modo preciso la prestazione oggetto del contratto: denominazione del software, versione, moduli attivati, linguaggio, componenti di terze parti e licenze open source eventualmente incluse, se si tratta di software in licenza, cloud o SaaS, on‑premise o ibrido, e ogni personalizzazione o sviluppo su misura che sarà eseguito; è essenziale richiamare o allegare le specifiche tecniche, la documentazione utente e di sistema, e ogni capitolato o Statement of Work che definisca funzionalità, limiti e risultati attesi. La concessione dei diritti deve essere descritta con precisione: natura della licenza (esclusiva, non esclusiva, trasferibile o meno), ambito d’uso (numero massimo di utenti, postazioni, istanze, ambiente di utilizzo – produzione, testing, staging), modalità di distribuzione (es. copia del pacchetto, accesso via URL), territorio e durata della licenza, eventuali restrizioni (divieto di reverse engineering, decompilazione, sublicenza) e condizioni per la cessione o il sub‑licensing. Vanno specificati i tempi e le modalità di consegna o di attivazione, le procedure di installazione e accettazione (test di collaudo, criteri di conformità, tempi per la segnalazione e riparazione dei difetti), nonché la documentazione di consegna e l’eventuale fornitura di codice sorgente o la sua collocazione in escrow.
La disciplina economica deve essere completa: corrispettivi (una tantum, canone periodico, eventuali costi per moduli aggiuntivi, per la manutenzione o per i servizi di integrazione), valuta, termini e modalità di fatturazione, termini di pagamento, interessi di mora e sanzioni per ritardi, eventuali riduzioni o penali in caso di mancata erogazione del servizio, responsabilità per tasse e ritenute e indicazione dei dati per l’emissione delle fatture (ragione sociale e codice destinatario/PEC/IBAN). Per la manutenzione e l’assistenza devono essere indicati in modo misurabile livelli di servizio (SLA), tempi di intervento e risoluzione, canali di supporto, modalità di escalazione, servizi inclusi e servizi a pagamento, nonché gli obblighi relativi agli aggiornamenti, alle patch di sicurezza e alle versioni future.
Soprattutto quando il software comporta il trattamento di dati personali, la scrittura privata deve esplicitare il ruolo delle parti ai sensi del GDPR (titolare, responsabile, sub‑responsabile), le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, le misure di sicurezza tecniche e organizzative richieste, le eventuali sedi dei trattamenti e trasferimenti internazionali, la gestione delle violazioni dei dati (notifica e tempi), la conservazione e la cancellazione dei dati e la disciplina dei sub‑fornitori. È buona prassi inserire o allegare un Data Processing Agreement (DPA) che definisca tali aspetti in dettaglio. Devono inoltre essere previste clausole di riservatezza che tutelino il codice sorgente, la documentazione tecnica, le informazioni commerciali riservate; tali clausole dovrebbero specificare durata, ambito, eccezioni (obblighi di legge), misure di protezione e rimedi in caso di violazione.
La questione della proprietà intellettuale va trattata con chiarezza: il titolare dei diritti sul software, le eventuali cessioni o licenze su sviluppi successivi o personalizzazioni, il trattamento degli eventuali contributi del cliente, le garanzie che il software non viola diritti di terzi e le procedure di gestione dei reclami per violazioni di IP. È utile prevedere garanzie e limitazioni di responsabilità: durata e contenuto delle garanzie di conformità, esclusioni di garanzia, massimali di responsabilità, esclusione dei danni indiretti, e la disciplina dell’indennizzo nel caso di rivendicazioni di terzi per violazione di diritti di proprietà intellettuale, con indicazione della procedura di gestione dell’azione, delle spese legali e delle condizioni per il controllo e la gestione della difesa.
Devono essere regolati i casi di recesso e risoluzione: durata contrattuale e modalità di rinnovo, cause di risoluzione anticipata per grave inadempimento, effetti della risoluzione su accesso e dati (procedura di estrazione, restituzione o cancellazione dei dati del cliente), obblighi di conservazione, obbligo di consegna delle copie residue e condizioni economiche residue. Vanno specificate le condizioni per la migrazione dei dati e, se previsto, servizi di supporto alla migrazione a pagamento. Le clausole di audit e controllo dell’uso del software sono importanti: chi può effettuare controlli, con quale preavviso e frequenza, e le conseguenze di un uso non conforme.
Le modalità di sottoscrizione e formalità finali non vanno trascurate: luogo e data del contratto, firme delle parti con indicazione del nome e della qualità in cui si firma; è consigliabile far apporre le iniziali su ciascuna pagina e prevedere la possibilità di firma digitale o firma elettronica qualificata con indicazione dei certificati utilizzati. Se necessario per efficacia verso terzi o per particolari obblighi fiscali, si può prevedere la registrazione o la forma pubblica; in ogni caso indicare gli allegati obbligatori (specifiche tecniche, listino prezzi, SLA, DPA, SOW, eventuale accordo di escrow) e richiamarli espressamente nel testo. Infine, prevedere clausole residuali quali legge applicabile, foro competente o arbitrato, forza maggiore, cessione e subappalto, comunicazioni e modalità di modifica del contratto, in modo da chiudere il quadro normativo e procedurale che governerà il rapporto tra le parti.
Esempio scrittura privata utilizzo software
SCRITTURA PRIVATA DI UTILIZZO SOFTWARE
Tra
La società ___________ _____________________________ (di seguito “Fornitore”)
con sede legale in _____________________________
Codice fiscale / Partita IVA _____________________________
rappresentata da _____________________________ in qualità di _____________________________
e
Il cliente _____________________________ (di seguito “Utente”)
con sede / domicilio in _____________________________
Codice fiscale / Partita IVA _____________________________
rappresentato da _____________________________ in qualità di _____________________________
Premesso che
– il Fornitore è titolare o licenziatario del software denominato _____________________________ (di seguito “Software”);
– l’Utente intende acquisire l’utilizzo del Software alle condizioni riportate nel presente atto;
Le parti convengono e stipulano quanto segue.
1. Definizioni
Ai fini del presente contratto si intendono per:
“Servizi” = _____________________________;
“Documentazione” = manuali, guide e specifiche tecniche relative al Software fornite dal Fornitore _____________________________;
“Informazioni Confidenziali” = tutte le informazioni scambiate tra le parti indicate in _____________________________.
2. Oggetto
Il Fornitore concede all’Utente, che accetta, una licenza d’uso non esclusiva e non trasferibile del Software _____________________________ secondo i termini e le condizioni del presente contratto.
3. Ambito della licenza
La licenza è concessa per:
– Finalità d’uso: _____________________________
– Numero di utenti/contemporanei accessi: _____________________________
– Ambiente di utilizzo (on-premise / cloud): _____________________________
4. Durata
Il presente contratto ha durata a partire dal _____________________________ fino al _____________________________, salvo rinnovo/termine anticipato secondo quanto previsto all’art. 13.
5. Corrispettivi e modalità di pagamento
L’Utente si impegna a corrispondere al Fornitore l’importo di Euro _____________________________ secondo le modalità:
– pagamento iniziale: Euro _____________________________ da versare entro _____________________________
– canone periodico: Euro _____________________________ con cadenza _____________________________
Le fatture dovranno essere intestate a _____________________________ e inviate a _____________________________.
6. Accesso e credenziali
Il Fornitore fornirà all’Utente le credenziali di accesso a _____________________________. L’Utente è responsabile della custodia e dell’uso corretto delle credenziali.
7. Servizi di assistenza e manutenzione
Il Fornitore fornirà i servizi di supporto e manutenzione secondo il livello concordato: _____________________________. Tempi di risposta: _____________________________. Modalità di erogazione: _____________________________.
8. Aggiornamenti e modifiche
Eventuali aggiornamenti migliorativi o correttivi del Software saranno forniti secondo le condizioni descritte in _____________________________. Aggiornamenti che comportino nuovi costi saranno soggetti ad accordo separato.
9. Obblighi del Fornitore
Il Fornitore si impegna a:
a) consegnare il Software e la Documentazione concordata entro _____________________________;
b) garantire che il Software funzioni sostanzialmente in conformità alla Documentazione;
c) mantenere riservate le Informazioni Confidenziali ricevute dall’Utente.
10. Obblighi dell’Utente
L’Utente si impegna a:
a) utilizzare il Software conformemente alla Documentazione e alla legge;
b) non effettuare reverse engineering, decompilazione o altre attività vietate dalla normativa vigente o dal presente contratto;
c) adottare misure di sicurezza per proteggere accessi e dati.
11. Proprietà intellettuale
La titolarità di tutti i diritti di proprietà intellettuale sul Software e sulla Documentazione resta esclusivamente del Fornitore o dei suoi licenzianti. L’Utente non acquisisce alcun diritto di proprietà sul Software.
12. Trattamento dei dati personali
Le parti, se necessario, si conformeranno alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale). Eventuali trattamenti saranno disciplinati da un accordo separato o da specifiche clausole allegate: _____________________________.
13. Risoluzione e recesso
Ciascuna parte può risolvere il contratto per inadempimento della controparte, previa contestazione scritta e termine per la rettifica di giorni _____________________________. Il Fornitore può sospendere l’erogazione dei servizi in caso di mancato pagamento dopo preavviso di giorni _____________________________.
14. Effetti della cessazione
Alla cessazione del contratto l’Utente dovrà cessare immediatamente l’uso del Software, restituire o distruggere copia della Documentazione e cesserà ogni obbligo di pagamento per periodi futuri. Eventuali dati da restituire saranno consegnati secondo le modalità: _____________________________.
15. Garanzie e limitazione di responsabilità
Il Fornitore garantisce che il Software svolge le funzionalità descritte nella Documentazione per un periodo di garanzia di giorni _____________________________. Salvo dolo o colpa grave, la responsabilità del Fornitore per danni diretti derivanti dall’uso del Software è limitata a Euro _____________________________ per l’intera durata del contratto. Il Fornitore non è responsabile per danni indiretti, perdita di profitto, perdita di dati.
16. Manleva
L’Utente manleva e tiene indenne il Fornitore da ogni richiesta di terzi relativa a violazioni del presente contratto imputabili all’Utente.
17. Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore quali: _____________________________; la parte impedita dovrà darne tempestiva comunicazione.
18. Comunicazioni
Ogni comunicazione relativa al presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto e inviata ai seguenti indirizzi:
Per il Fornitore: _____________________________
Per l’Utente: _____________________________
19. Legge applicabile e foro competente
Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia derivante dal presente contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di _____________________________.
20. Disposizioni finali
Il presente contratto costituisce l’intero accordo tra le parti e sostituisce ogni precedente intesa. Qualsiasi modifica dovrà essere concordata per iscritto dalle parti.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: _____________________________
Per il Fornitore
Nome e qualifica: _____________________________
Firma: _____________________________
Per l’Utente
Nome e qualifica: _____________________________
Firma: _____________________________